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Une rupture de stock coûte cher, même quand elle passe inaperçue : une vente perdue, un chantier qui attend, une commande passée en urgence au prix fort. Pourtant, elle se prévoit presque toujours.
Voici cinq pratiques simples. Elles marchent avec un carnet, un tableur ou un outil automatique : l'important est de les appliquer à chaque produit.
1. Fixer un seuil de commande pour chaque produit
Le seuil de commande est le niveau de stock à partir duquel on passe commande. Sans seuil, on commande au jugé, et souvent trop tard.
La règle de baseSeuil = consommation moyenne par jour × délai de livraison en jours + stock de sécurité.
Exemple : vous utilisez 4 packs d'eau par jour et votre fournisseur livre en 3 jours. Il vous faut 12 packs pour tenir jusqu'à la livraison. Avec 4 packs de sécurité, vous commandez dès qu'il en reste 16.
Un seuil par produit, et non un seuil pour tout le stock : un produit qui part vite et un produit qui dort n'ont pas les mêmes besoins.
2. Connaître vos vrais délais de livraison
Le délai annoncé par le fournisseur n'est pas toujours le délai réel. Une commande passée le vendredi soir, un jour férié, une rupture chez le fournisseur : quelques jours de plus suffisent à vider l'étagère.
- Notez la date de chaque commande et la date de livraison réelle.
- Calculez le délai moyen par fournisseur, et repérez les plus irréguliers.
- Utilisez ce délai réel dans le calcul de vos seuils.
3. Suivre le stock en continu, pas une fois par semaine
Un inventaire hebdomadaire donne une photo du stock à un instant. Entre deux comptages, une grosse journée ou une commande imprévue peut faire passer un produit sous son seuil sans que personne ne le voie.
Plus le suivi est fréquent, plus l'alerte arrive tôt. Les solutions vont de la fiche de sortie remplie à chaque prélèvement jusqu'aux balances connectées, qui pèsent le stock en permanence.
4. Classer vos produits selon leur importance
Tous les produits ne se valent pas. Certains bloquent l'activité s'ils manquent, d'autres peuvent attendre quelques jours.
- Indispensables : sans eux, vous ne pouvez pas travailler. Prévoyez un stock de sécurité plus large.
- Importants : ils gênent s'ils manquent. Un stock de sécurité normal suffit.
- Secondaires : ils peuvent attendre. Gardez un stock léger pour ne pas immobiliser d'argent.
Commencez par vos dix produits indispensables : ce sont eux qui méritent le suivi le plus serré.
5. Automatiser la commande, en gardant la main
Une fois les seuils fixés, la commande peut partir toute seule dès qu'un produit les franchit. Cela évite l'oubli du vendredi soir et les commandes passées dans l'urgence.
Automatiser ne veut pas dire perdre le contrôle. Gardez une validation manuelle au-delà d'un certain montant, et envoyez une copie de chaque bon à la personne responsable des achats.
En résumé
- Un seuil de commande par produit.
- Des délais de livraison réels, pas théoriques.
- Un suivi du stock en continu.
- Plus de sécurité sur les produits indispensables.
- Une commande automatique, avec une validation au-delà d'un montant.
Avec NeoProcess, les points 3 et 5 se font tout seuls : les balances suivent le niveau en continu, et le bon de commande part dès que le seuil est franchi, avec votre accord si vous le souhaitez.